Αυτό είναι το προφίλ της μισθοδοσίας στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον

Από το 2018 έως σήμερα, η Deloitte, σε συνεργασία με το American Payroll Association και το Global Payroll Management Institute, διεξάγει το Global Payroll Benchmarking, μια παγκόσμια έρευνα με στόχο να δημιουργηθεί το μεγαλύτερο αποθετήριο γνώσης για την αγορά της Μισθοδοσίας παγκοσμίως.

Οι συμμετέχοντες στη φετινή έρευνα κλήθηκαν να απαντήσουν σε 100 ερωτήσεις που διερευνούν τον πλήρη κύκλο ζωής του Payroll, τα βασικά στοιχεία της οποίας παρουσιάστηκαν πρόσφατα και σε σχετικό Webinar που διοργάνωσε η Deloitte Greece τον Απρίλιο, και το οποίο μπορείτε να παρακολουθήσετε on-demand εδώ.

Ας δούμε παρακάτω τα βασικότερα σημεία των αποτελεσμάτων της έρευνας, η οποία δίνει το στίγμα της αγοράς ως προς το προφίλ της Μισθοδοσίας αλλά και επιμέρους χαρακτηριστικά όπως οι χρησιμοποιούμενες Τεχνολογίες, οι Μετρικές Ποιότητας και η παρεχόμενη Εμπειρία Εργαζομένων.

Στη φετινή έρευνα συμμετείχαν επαγγελματίες Μισθοδοσίας από 750 οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε 55 χώρες, καλύπτοντας ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών κλάδων και εταιρικών μεγεθών. Η έρευνα έδειξε ότι, ειδικά στην Ευρώπη, το ποσοστό των στελεχών Μισθοδοσίας στο σύνολο του προσωπικού είναι συγκριτικά υψηλότερο (1% στην Ευρώπη vs 0,5% εκτός Ευρώπης) στοιχείο που δείχνει ότι υπάρχουν σημαντικά περιθώρια βελτίωσης τόσο ως προς τις εσωτερικές διαδικασίες όσο και ως προς την επίτευξη οικονομικών κλίμακας.

Όσον αφορά στο προφίλ των στελεχών Μισθοδοσίας, η έρευνα έδειξε ότι διαθέτουν κατά μέσο όρο 12 χρόνια προϋπηρεσίας, ενώ λαμβάνουν περί τις 20 ώρες κατάρτισης ετησίως. Αξίζει να σημειωθεί ότι απαιτούνται από 4 έως 6 μήνες για πλήρη ένταξη (onboarding) νέων στελεχών, χρόνος ο οποίος βαίνει μειούμενος όταν αξιοποιούνται νέες τεχνολογίες ή υπηρεσίες outsourcing.

Τα στελέχη της Μισθοδοσίας πραγματοποιούν 25 ώρες υπερωρίας το μήνα, με πάνω από το 25% του χρόνου τους να αφορά σε διαχειριστικές εργασίες (π.χ. υπολογισμοί, λογιστική συμφωνία και ποιοτικοί έλεγχοι), στοιχείο το οποίο βαίνει μειούμενο όσο αξιοποιούνται τεχνολογίες όπως το Robotic Process Automation και βελτιστοποιούνται οι εσωτερικές διαδικασίες των τμημάτων Μισθοδοσίας.

Κοινό χαρακτηριστικό σχεδόν όλων των εταιριών ήταν η χρήση ενός συστήματος καταγραφής Χρόνου-Παρουσιών και ενός συστήματος Μισθοδοσίας, με το 74% εξ’ αυτών ήδη να χρησιμοποιεί (ή να βρίσκεται στη φάση μετάβασης σε) υποδομή Cloud.

Το 57% των εταιριών δείχνει ότι υιοθετεί εξειδικευμένες Μετρικές Αποτελεσματικότητας (KPI) στη Μισθοδοσία. Κατά βάση παρακολουθούνται μετρικές όπως ο χρόνος υπολογισμού και η ορθότητά των στοιχείων της Μισθοδοσίας, με τα ανθρώπινα λάθη να αποτελούν την κυρίαρχη αιτία σφαλμάτων.

Η έρευνα έδειξε ότι το 73% των Οργανισμών επιλέγει υπηρεσίες outsourcing για τη Μισθοδοσία, με την πρωτοκαθεδρία να ανήκει στον Χρηματοπιστωτικό Τομέα, στον κλάδο της Ενέργειας και στις Τηλεπικοινωνίες. Η πλειοψηφία συντηρεί συνεργασίες διάρκειας άνω των 5 ετών. Τα Service Level Agreements (SLAs) λειτουργούν ως οχήματα διασφάλισης της ποιοτικής συνεργασίας, ενώ η συντριπτική πλειοψηφία (82%) των εταιρειών που κάνουν outsource τις υπηρεσίες Μισθοδοσίας δηλώνει ιδιαιτέρως ικανοποιημένη. Σημειώνεται, πάντως, ότι παρά τα υψηλά ποσοστά outsourcing, η ανάγκη να διατηρηθεί η τεχνογνωσία εσωτερικά παραμένει, ώστε τα στελέχη του Payroll να είναι σε θέση να συμμετάσχουν ενεργά στη διαμόρφωση της εταιρικής στρατηγικής.

Όπως είναι αναμενόμενο, όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία, τόσο υψηλότερος είναι ο βαθμός αυτοματοποίησης των εσωτερικών διεργασιών Μισθοδοσίας. Το 56% των εταιρειών με πάνω από 5.000 άτομα προσωπικό δηλώνει ότι έχει αυτοματοποιήσει πλήρως τις εσωτερικές διαδικασίες του Payroll, ποσοστό που ισχύει μόλις στο 1/3 των περιπτώσεων εταιρειών μεγέθους μεταξύ 1.000 και 4.900 υπαλλήλων.

Στην Ευρώπη η μισθοδοσία φαίνεται να κοστίζει σημαντικά περισσότερο απ’ ότι σε άλλες γεωγραφικές περιοχές, φτάνοντας τα 21$ ανά απόδειξη μισθοδοσίας, γεγονός που αντικατοπτρίζει τα πολλαπλά και περίπλοκα ισχύοντα νομικά και κανονιστικά πλαίσια. Ασφαλώς, όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρηση τόσο μεγαλύτερες οικονομίες κλίμακος μπορεί να επιτευχθούν (με το κόστος ανά μονάδα να περιορίζεται σε μόλις 2$ στις πολύ μεγάλες επιχειρήσεις).

Όσο οι Οργανισμοί αναπτύσσονται ή επεκτείνουν τις δραστηριότητές τους σε νέες αγορές, τόσο καθίσταται επιτακτική η ανάγκη να υπάρχει μια συγκεκριμένη και ενιαία στρατηγική Μισθοδοσίας.
Το 88% των συμμετεχόντων του Global Benchmarking Payroll Survey δηλώνει ότι ήδη διαθέτει ή σκοπεύει να σχεδιάσει μια Στρατηγική Μισθοδοσίας, ενώ το 68% των ερωτηθέντων ήδη βρίσκεται σε ψηφιακό μετασχηματισμό είτε στην περιοχή της Μισθοδοσίας, είτε στο HR συνολικά.

Ο χώρος της Μισθοδοσίας δηλώνει πιο έτοιμος να αξιοποιήσει τεχνολογίες νέας γενιάς (Robotics Process Automation, Τεχνητή Νοημοσύνη, Πλατφόρμες Employee Engagement και Machine Learning), ξεπερνώντας την αντίστοιχη συνολική ετοιμότητα των χώρων του HR, με το 15% να αναφέρει ότι ήδη χρησιμοποιεί τεχνολογίες νέας γενιάς, και το 1/3 να σκοπεύει να τις ενσωματώσει, ξεκινώντας από τις Πλατφόρμες Employee Engagement και το Robotic Process Automation.

Βασικά κομμάτια της Εμπειρίας Εργαζομένων αναφορικά με τις υπηρεσίες Μισθοδοσίας αποτελούν η πρόσβαση σε ψηφιακές αποδείξεις μισθοδοσίας, η δυνατότητα ενημέρωσης από το κινητό, η ψηφιακή διαχείριση αιτημάτων αδείας, η μεταβολή σταθερών στοιχείων όπως η διεύθυνση οικίας και η καταχώρηση ωρών εργασίας (timesheet).

Συνοψίζοντας, το Global Payroll Benchmarking Survey υπογραμμίζει ότι το outsourcing των υπηρεσιών Μισθοδοσίας δημιουργεί υποσχόμενες προοπτικές επιχειρηματικής ευημερίας σε ένα ραγδαία εναλλασσόμενο επαγγελματικό περιβάλλον. Απαραίτητες προϋποθέσεις εύρυθμης υιοθέτησης και λειτουργίας του outsourcing αποτελούν η υπογραφή των SLAs με τους παρόχους και η αξιοποίηση των τεχνολογικών λύσεων νέας γενιάς, μέσα από προοδευτικά καινοτόμες συστημικές δράσεις. Σε κάθε περίπτωση, το βασικότερο προαπαιτούμενο για μια επιτυχημένη διαχείριση των υπηρεσιών Payroll αποτελεί η ύπαρξη μιας Επιχειρηματικής Στρατηγικής η οποία να πλαισιώνει το σύνολο των επιμέρους τακτικών και στρατηγικών αποφάσεων που άπτονται των υπηρεσιών Μισθοδοσίας.

*Ο Γιώργος Φράγκος είναι Deloitte Partner, Consulting & Human Capital Leader