Σε παράταση της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών στον mega διαγωνισμό για την ψηφιοποίηση του αρχείου του ύψους 109,7 εκατ. ευρώ (πλέον ΦΠΑ) προχώρησε ο ΔΕΔΔΗΕ.

Συγκεκριμένα, όπως αποκαλύπτει το newmoney, η ημερομηνία υποβολής των προσφορών, -η οποία είχε λήξει με βάση την αρχική διακήρυξη στις 23 Μαΐου-, παρατείνεται μέχρι τις 20 Ιουνίου και αντίστοιχα η ημερομηνία αποσφράγισης τους για τις 24 Ιουνίου.

Πρόκειται για έναν από τους μεγαλύτερους σε προϋπολογισμό διαγωνισμούς ψηφιοποίησης, με την εκτιμώμενη αξία της συμφωνίας-πλαίσιο να ανέρχεται στα 109.699.903,80 ευρώ, πλέον ΦΠΑ, με το ποσό αυτό να συνιστά και το ανώτατο όριο προσφοράς.

Η διάρκεια της συμφωνίας-πλαίσιο ορίζεται σε τέσσερα έτη από την υπογραφή της σύμβασης με δυνατότητα παράτασης για δύο επιπλέον έτη και μέχρι εξαντλήσεως του προϋπολογισμού της.

Όσον αφορά το αντικείμενό της, όπως προκύπτει από τη διακήρυξη, ο ΔΕΔΔΗΕ τόσο στις κεντρικές όσο και στις περιφερειακές οργανωτικές μονάδες του διατηρεί έγχαρτο αρχείο το οποίο ανέρχεται σε περίπου 9,4 εκατ. φακέλους που περιλαμβάνουν 510 εκατ. σελίδες, (εκ των οποίων τα 437 εκατ. σελίδες αφορούν αρχεία πελατών). Εξ αυτών τα 505 εκατ. σελίδες είναι διάστασης Α4/Α3, ενώ τα 5 εκατ. διάστασης Α0. Το σύνολο αυτών των σελίδων αντιστοιχεί σε περίπου 110 εκατ. αυτοτελή έγγραφα.

Το έργο της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση του έγχαρτου αρχείου, όσο και την καταχώρηση των βασικών στοιχείων τους. Επιπρόσθετα στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου συστημικού λογισμικού (π.χ. λειτουργικά συστήματα και antivirus, βάσεις δεδομένων, άδειες για database cluster) που απαιτείται για τη λειτουργία των εφαρμογών, σε υποδομές που θα διαθέσει ο ΔΕΔΔΗΕ.

Οι βασικές εργασίες αφορούν:

-Εκπόνηση μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων για την οριστικοποίηση σημαντικών παραμέτρων του έργου

-Ανάπτυξη υποστηρικτικών εφαρμογών

-Προετοιμασία φακέλων και υλικού προς ψηφιοποίηση

-Σάρωση εγγράφων

-Τεκμηρίωση εγγράφων

-Ποιοτικό έλεγχο σάρωσης

-Καταχώρηση (Data Entry) μεταδεδομένων σε εξειδικευμένο Κέντρο Καταχώρησης

-Τα προϊόντα της ψηφιοποίησης διαθέσιμα σε εφαρμογή διαχείρισης αρχείων

-Υπηρεσίες μετάπτωσης

-Προμήθεια σαρωτών (scanners).

Οι αλλαγές στους όρους

Με Συμπλήρωμα Νο 1 της διακήρυξης ο ΔΕΔΔΗΕ προχώρησε σε σημαντικές αλλαγές σχετικά με ορισμένους όρους του διαγωνισμού, -πέραν της μετάθεσης της ημερομηνίας υποβολής των προσφορών-, που αφορούν, μεταξύ άλλων, την εγγύηση προκαταβολής (εφόσον ο ανάδοχος ενδιαφέρεται να λάβει προκαταβολή 10% επί του συνολικού ποσού της εκτελεστικής σύμβασης), τον τρόπο πληρωμής του αναδόχου, τις τεχνικές απαιτήσεις σχετικά με τη διασφάλιση της ποιότητας σάρωσης (όπως αναφέρεται απαγορεύεται ρητά η χρήση φωτογραφικής μηχανής και η σάρωση των εγγράφων θα είναι σε έγχρωμη ανάλυση 300 dpi, στα 24 bit), τις απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων κατά τη σάρωση, τη διαδικασία παράδοσης-παραλαβής του παραγόμενου υλικού κ.α.

Στις τροποποιήσεις σημειώνεται ότι οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να αναφέρουν στην οικονομική προσφορά τους το ανηγμένο κόστος σάρωσης (συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης) ανά σελίδα σαρωμένου εγγράφου. Το κόστος αυτό θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει το σύνολο των σχετικών με την ενέργεια παρελκόμενων δαπανών του αναδόχου στο πλαίσιο του έργου.

Όσον αφορά τις μέγιστες τιμές, με βάση το νέο συνολικό πίνακα προβλέπονται 33.062.350 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 505 εκατ. σελίδων Α3 και Α4 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,06547 ευρώ, πλέον ΦΠΑ), 4.852.000 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 5 εκατ. σελίδων Α0 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,9704 ευρώ, πλέον ΦΠΑ), 70.961.000 ευρώ για 110 εκατ. έγγραφα προς διπλή καταχώρηση (μέγιστη τιμή μονάδας 0,6451 ευρώ, πλέον ΦΠΑ). Επίσης προβλέπεται μέγιστο κόστος 4.000 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 25 Μελέτες Εφαρμογής και 3.500 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 207 σαρωτές.

Τα κριτήρια συμμετοχής και τα οφέλη

Όσον αφορά τα κριτήρια συμμετοχής στο διαγωνισμό, οι υποψήφιες εταιρείες θα πρέπει να διαθέτουν ετήσιο κύκλο εργασιών τουλάχιστον ίσο με ποσοστό 200% της εκτιμώμενης αξίας της συμφωνίας-πλαίσιο, δηλαδή 219.339.807,60 ευρώ. Ο ελάχιστος αυτός κύκλος εργασιών πρέπει να έχει επιτευχθεί κατά την αμέσως προηγούμενη χρήση (2020) ή να ανταποκρίνεται στο μέσο όρο των τριών τελευταίων ετών (2018,2019,2020). Όσον αφορά την τεχνική και επαγγελματική ικανότητα απαιτείται σωρευτικά να έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς κατά τη διάρκεια της τελευταίας τριετίας (2019,2020,2021) τουλάχιστον 15 συμβάσεις με αντικείμενο την ψηφιοποίηση και την εισαγωγή δεομένων σε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ψηφιοποιημένου υλικού, συνολικής συμβατικής αξίας 3 εκατ. ευρώ. Ο συνολικός όγκος ψηφιοποίησης των έργων θα πρέπει να ξεπερνά τις 35 εκατ. σελίδες και οι καταχωρήσεις τους 300 εκατ. χαρακτήρες.

Με τον εν λόγω διαγωνισμό ο ΔΕΔΔΗΕ επιδιώκει το πέρασμά του στη νέα εποχή και σε αυτό το επίπεδο. Έτσι ανάμεσα στα πολλαπλά οφέλη για τον Διαχειριστή περιλαμβάνονται:

-Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του ΔΕΔΔΗΕ ο οποίος είναι αναγκαίος για τον εκσυγχρονισμό του και την είσοδό του σε ένα paperless περιβάλλον

-Τα στελέχη του θα μπορούν να έχουν πρόσβαση κάθε στιγμή στα αρχεία και να βρίσκουν άμεσα κάθε αναγκαία πληροφορία, κάτι που σημαίνει μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου

-Το ψηφιοποιημένο αρχείο παρέχει μεγαλύτερη ασφάλεια σε σχέση με το συμβατικό αρχείο που αποθηκεύεται σε ντουλάπια και φοριαμούς (προστασία προσωπικών δεδομένων, αλλά και προστασία από καταστροφές και κακόβουλες ενέργειες).

-Σημαντική προστασία από ανυπολόγιστες φθορές

-Εξοικονόμηση κόστους (κόστος ανθρωποχρόνου, φωτοτυπιών, φωτοτυπικών μηχανημάτων, αναλωσίμων κλπ)

Επιπρόσθετα, τα παραγόμενα ψηφιακά προϊόντα και τα μεταδεδομένα τους θα μπορούν να μεταπέσουν σε υφιστάμενα ή και μελλοντικά πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας και να αξιοποιηθούν για την ταυτόχρονη πολυχρηστικότητα, την άρση χωρικών και χρονικών περιορισμών και τη διασυνδεσιμότητα της πληροφόρησης.